Ngày làm việc của bạn chỉ có ba việc: thấy đơn mới, bấm Xác nhận, xong việc thì bấm kết đơn. Hết.
Phần sau của bài là những tình huống lẻ — khách xin đổi giờ, khách gọi điện đặt, khách đi cả nhóm. Gặp cái nào đọc cái đó, không phải học thuộc.
Bước 1 — Biết ngay khi có đơn mới
Mỗi khi khách đặt, Huvi báo bạn theo 2 cách cùng lúc. Thứ nhất, một email báo đơn mới gửi về hộp thư, kèm tên và số điện thoại khách. Thứ hai, trong trang quản lý, mục Đơn đặt hiện chấm số báo bao nhiêu đơn mới chưa xử lý.
Nếu bạn đang mở trang quản lý ở tab khác, số đơn mới còn hiện ngay trên tiêu đề tab trình duyệt — liếc qua là thấy.
Bước 2 — Bấm Xác nhận
Vào mục Đơn đặt. Đơn chưa xử lý có viền xanh bên trái nên dễ nhận ra — bấm Xác nhận, một chạm là xong.
Số điện thoại khách in ngay trên đơn dưới dạng ô bấm-gọi màu xanh: chạm vào là máy quay số luôn, không phải chép số ra ngoài.
Nên gọi lại khách ngay sau khi xác nhận để chốt giờ giấc, số người hay món đặt. Một cuộc gọi 30 giây giúp khách yên tâm và giảm hẳn chuyện khách quên hẹn.
Bước 3 — Xong việc thì kết đơn
Phục vụ xong, bấm nút kết đơn. Tên nút đổi theo loại hình tiệm bạn, không phải chữ chung chung:
| Loại hình | Nút ghi |
|---|---|
| Dịch vụ có nhân viên | Đã xong |
| Đặt bàn | Khách đã về |
| Sân / phòng theo giờ | Đã trả sân |
| Nhà nghỉ, khách sạn | Đã trả phòng |
| Đơn đặt hàng | Đã giao |
| Liên hệ tư vấn | Đã xử lý |
Với đơn qua đêm hoặc đơn nhiều đêm, nút kết đơn bị khoá cho tới giờ trả phòng, kèm dòng "Bấm được sau HH:MM ngày DD/MM — khách đang ở". Bấm sớm là mở bán một phòng đang có người ngủ trong đó.
Xong ba việc đó là hết phần bắt buộc. Bên dưới là tình huống lẻ — gặp cái nào đọc cái đó.
Khi có tình huống
Khách xin đổi giờ, đổi thợ, đổi món
Khách gọi xin dời sớm nửa tiếng, đổi sang thợ khác, hay thêm một dịch vụ? Bấm nút Sửa trên đơn — đổi được giờ, người phục vụ, dịch vụ, cả tên và số điện thoại. Khách nhận email báo thay đổi, bạn không phải soạn gì.
Hai điều Huvi tự lo trong lúc bạn sửa:
- Nếu bạn đã chỉnh bảng giá từ lúc khách đặt, form hiện dòng vàng "Bảng giá đã đổi từ lúc khách đặt" kèm giá cũ và giá mới. Mặc định đơn giữ giá đã hứa với khách — muốn áp giá mới thì bấm nút ngay đó.
- Nếu bạn xếp khách sát ngay đơn kế của cùng một người phục vụ, hệ hỏi lại một lần và in rõ giờ hai đơn liền nhau. Đây là nhắc, không phải cấm — bấm "Vẫn lưu" là xong.
Khách gọi điện đặt — bạn tự nhập
Không phải khách nào cũng đặt online. Chuyển sang màn Lịch, bấm vào ô trống ở đúng cột người và khung giờ bạn muốn xếp — form Tạo đơn tay mở ra. Điền tên, số điện thoại, chọn dịch vụ (chọn được nhiều món) rồi bấm Tạo đơn.
Đơn tay luôn được nhận thẳng, không phải chờ duyệt. Người đang bận khung giờ đó hiện chữ "đang bận" và không chọn được — nên không xếp nhầm.
Khách đi cả nhóm
Khi khách đặt cho nhiều người một lượt, cả nhóm gộp thành một thẻ với nhãn tím Nhóm N khách, liệt kê từng người kèm dòng Tổng cả nhóm.
Xác nhận hay huỷ cả nhóm thì thao tác ngay trên thẻ. Cần xử lý riêng một người — ví dụ một khách trong đoàn báo bận — thì bấm Thao tác từng khách… để mở danh sách từng dòng.
Khách huỷ, hoặc không tới
Khách báo hủy trước giờ hẹn? Bấm Hủy. Hệ thống hỏi lại một lần để bạn không bấm nhầm.
Đơn đã qua giờ hẹn mà khách không đến? Lúc này nút Hủy đổi thành Khách không tới — bấm để đánh dấu, giúp bạn theo dõi ai hay bùng hẹn.
Dòng tổng phía trên danh sách có ô Giá trị đơn — cộng tiền các đơn trong khoảng ngày đang xem. Đơn đã hủy, bị từ chối, khách không tới và đơn hết hạn đều không được cộng vào. Lưu ý đây chưa phải doanh thu đã thu: nó gồm cả đơn mới chưa duyệt.
Để khách tự đổi lịch, khỏi gọi điện
Mỗi đơn có nút Link đơn — bấm là chép được đường dẫn riêng của đơn đó. Gửi cho khách qua Zalo hay tin nhắn, khách mở ra tự xem, tự đổi giờ hoặc tự huỷ mà không cần tài khoản.
Khách đổi hay huỷ thì bạn nhận email báo ngay và đơn tự cập nhật. Mỗi đơn đổi được tối đa 2 lần, và phải làm trước giờ hẹn — nên không sợ khách đổi tới lui.
Gửi link đơn ngay lúc xác nhận là bớt hẳn điện thoại đổi giờ. Khách cũng thích hơn: không phải gọi trong giờ làm việc.
Tra cứu khi cần
Hai cách nhìn: Danh sách và Lịch
Phía trên có hai nút Danh sách và Lịch (tiệm đặt phòng ghi Lịch phòng).
Danh sách hợp để xử lý đơn. Lịch hợp để nhìn chỗ trống: mỗi người phục vụ một cột, mỗi đơn một khối — liếc là biết ai đang rảnh. Tiệm khách sạn thì thấy lưới phòng × ngày. Đây cũng là màn duy nhất tạo được đơn tay.
Đơn đang ở trạng thái nào
| Trạng thái | Nghĩa là gì |
|---|---|
| Mới | Khách vừa đặt, bạn chưa xử lý |
| Xác nhận | Bạn đã nhận đơn, chuẩn bị phục vụ |
| Hoàn thành | Đã phục vụ xong |
| Đã hủy | Khách hủy, hoặc bạn hủy đơn rác |
| Không tới | Quá giờ hẹn mà khách không đến |
| Từ chối | Bạn không nhận đơn |
| Hết hạn | Đơn treo quá giờ hẹn, hệ tự dọn |
Tìm lại đơn cũ
Gõ tên hoặc số điện thoại vào ô tìm phía trên danh sách — kết quả hiện ngay khi bạn gõ.
Muốn xem theo thời gian thì chọn chiều nhìn trước (tiệm đặt lịch mới có): Theo lịch hẹn để xem khách sắp tới và vừa xong, hay Theo ngày đặt để soát đơn về trong tuần. Rồi bấm Hôm nay, 7 ngày hoặc 30 ngày.
Câu hỏi nhanh
Chuông báo có đơn mới mà danh sách trống? Đơn đó nằm ngoài khoảng ngày bạn đang xem — chuông đếm toàn bộ đơn mới, còn danh sách chỉ hiện khoảng đang lọc. Trên dòng tổng sẽ hiện nút xanh "+N đơn mới ngoài khoảng đang xem — xem ngay", bấm là nhảy tới đúng chỗ.
Gặp đơn rác thì làm gì? Bấm Hủy đơn đó — hệ thống hỏi lại trước khi hủy. Huvi cũng có sẵn lớp chặn tự động với đơn gửi hàng loạt hoặc đặt trùng lặp, nên đơn rác lọt vào rất hiếm.
Khách không nghe máy thì sao? Gọi lại sau, đơn vẫn nằm đó. Lưu ý: nếu bạn tắt Tự động xác nhận (tự duyệt từng đơn) mà đơn treo quá giờ hẹn, hệ thống tự chuyển sang Hết hạn để dọn sổ. Tới giờ mà khách không đến thì bấm Khách không tới.
Xem lại đơn tháng trước được không? Được. Cạnh các nút Hôm nay / 7 ngày / 30 ngày có lọc Tùy chọn — chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc rồi bấm OK, xem được khoảng tối đa 60 ngày mỗi lần.
Bài liên quan: Bật nút đặt cho khách · Khách đặt trên trang của bạn diễn ra thế nào · Thêm sản phẩm, dịch vụ kèm giá