Bài này gồm hai việc hay đi cùng nhau ở sân thể thao, phòng karaoke, phòng họp cho thuê theo giờ: lịch cố định cho khách quen đặt cùng một giờ mỗi tuần, và ghi thu để biết đơn nào đã trả, đơn nào còn nợ.
Lịch cố định hằng tuần
Một đội chơi pickleball tối thứ 2 và thứ 4 hằng tuần, một lớp học thuê phòng sáng thứ 7… Thay vì tạo tay từng buổi, bạn tạo một lần cho cả chuỗi: hệ tự giữ sân cho mọi buổi và báo trước buổi nào đã bị kẹt.
Lịch cố định chỉ có ở trang nhận Sân / phòng theo giờ, và chỉ bạn tạo được — khách không tự đặt lặp hằng tuần trên trang.
Tạo lịch cố định
- Vào Đơn đặt, chuyển sang Lịch, bấm vào ô trống ở đúng cột sân và đúng giờ buổi đầu tiên. Form Tạo đơn tay mở ra (màn Lễ tân cũng làm được y vậy).
- Điền Tên khách, Số điện thoại và cách khách muốn được liên hệ, rồi chọn thời lượng mỗi buổi (từ 15 phút tới 12 giờ).
- Tick Lặp hằng tuần (lịch cố định cho khách quen). Khối lặp hiện ra:
- Sân — đổi được nếu muốn sân khác.
- Các thứ trong tuần — chọn một hay nhiều thứ, ví dụ T2 và T4.
- Kéo dài — theo Số tuần (tối đa 12) hoặc Đến ngày (có nút nhanh Hết tháng này, Hết tháng sau).
- Bấm Xem các buổi. Hệ liệt kê từng buổi kèm giá — giá mỗi buổi tính theo đúng mức giá của ngày đó, nên giờ cao điểm hay cuối tuần có thể khác nhau.
- Buổi nào Kẹt (đã có đơn khác, giờ đã chặn, hay ngày nghỉ) thì hệ ghi rõ lý do và gợi ý cách gỡ: chuyển sang sân khác, đổi giờ khác, hoặc Bỏ buổi này. Có thể sửa sân, giờ của riêng một buổi; bỏ nhầm thì bấm Lấy lại.
- Hết buổi kẹt thì bấm Tạo … buổi.
Mỗi buổi thành một đơn riêng, đã xác nhận, cùng nằm trong một chuỗi. Một chuỗi tối đa 12 tuần và 60 buổi, mỗi ngày một buổi.
Gửi lịch cho khách
Đơn tạo tay không thu email nên khách không nhận thư nào. Trên thẻ một buổi bất kỳ, bấm Gửi link cho khách rồi gửi qua Zalo hay tin nhắn. Khách mở link thấy đủ các buổi, buổi nào đã qua, và Tổng cả chuỗi.
Khách không tự huỷ hay đổi buổi trong lịch cố định được — trang của khách ghi rõ muốn nghỉ hay đổi buổi thì liên hệ trực tiếp, kèm số điện thoại của bạn.
Chuỗi hiện ra thế nào
- Danh sách trên máy tính: một dòng đầu Lịch cố định N buổi kèm khoảng ngày, giờ, sân và tổng tiền; bên dưới là từng dòng Buổi 1, Buổi 2….
- Danh sách trên điện thoại: một thẻ chung, bấm Sửa · thao tác từng buổi… để mở cả chuỗi.
- Lịch: mỗi buổi là một khối trong cột sân, góc trên ghi Buổi n/N. Bấm vào khối rồi bấm Xem cả N buổi để mở cả chuỗi.
Bộ lọc Hôm nay chỉ hiện buổi của hôm nay, nên trên điện thoại có lúc chỉ thấy một buổi lẻ. Muốn mở cả chuỗi thì vào Lịch, bấm vào khối buổi rồi bấm Xem cả N buổi, hoặc chọn khoảng ngày rộng hơn.
Xử lý từng buổi
- Huỷ một buổi — chỉ buổi đó bị huỷ, sân mở lại cho khách khác; các buổi khác giữ nguyên.
- Sửa một buổi — dời giờ hay đổi sân chỉ cho riêng buổi đó.
- Buổi đã diễn ra thì hiện nút Đã trả sân và Khách không tới để đóng sổ. Buổi chưa qua thì chưa đóng sổ được.
Xử lý cả chuỗi
Mở cả chuỗi (xem mục trên) để thấy các nút:
| Nút | Làm gì |
|---|---|
| Sửa các buổi sắp tới | Đổi sân, giờ hoặc thời lượng cho mọi buổi chưa diễn ra. Buổi đã qua giữ nguyên. |
| Thêm buổi | Thêm một buổi bù vào ngày bạn chọn — mỗi ngày một buổi. |
| Đã trả … buổi đã qua | Đóng sổ một lượt các buổi đã diễn ra. Buổi sắp tới vẫn giữ sân. |
| Huỷ cả chuỗi | Huỷ mọi buổi còn lại, sân mở lại cho khách khác. Buổi đã diễn ra giữ nguyên. |
| Gia hạn thêm tuần | Mở form tạo chuỗi mới, điền sẵn khách, thứ, sân, giờ — tạo xong là một chuỗi mới, link mới. |
| Ghi thu cả chuỗi | Ghi tiền khách trả cho cả chuỗi (xem phần Ghi thu bên dưới). |
Sửa các buổi sắp tới áp một khuôn chung cho mọi buổi chưa diễn ra — buổi nào trước đó đã sửa riêng sẽ bị ghi đè theo khuôn mới. Hệ báo trước những buổi này trong phần xem trước, soát rồi hãy bấm Áp cho … buổi.
Ghi thu tiền đơn
Ghi thu là sổ tiền của riêng bạn: đơn nào khách đã trả, trả bao nhiêu, bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Dùng được cho mọi đơn có giá, không riêng lịch cố định.
Ghi một khoản thu
- Mở đơn: trên điện thoại bấm ngay trên thẻ đơn; trên máy tính bấm vào dòng đơn để mở Chi tiết đơn.
- Bấm Ghi thu.
- Ở ô Số tiền: bấm Thu đủ (số còn lại đã điền sẵn), bấm Nửa nếu khách trả trước một nửa, hoặc gõ số khác.
- Chọn Bằng cách nào: Tiền mặt, Chuyển khoản hay Khác, thêm ghi chú nếu cần (ví dụ "chị Lan đưa lúc ra về").
- Bấm Ghi thu ….
Thu một phần cũng được, ghi thêm lần sau sẽ cộng dồn. Thu quá số tiền đơn thì đơn hiện thu dư.
Sau khi đã ghi, thẻ đơn hiện dòng tiền như Đã thu đủ, Đã thu … · chưa thu … hoặc thu dư … — cần hoàn. Đơn chưa ghi khoản nào thì chưa hiện dòng này.
Ghi thu cả chuỗi
Khách trả gộp cho cả tháng? Trong chuỗi bấm Ghi thu cả chuỗi và nhập tổng số tiền. Hệ rải vào từng buổi theo thứ tự ngày, buổi nào đủ tiền thì chuyển xanh; buổi đã huỷ hay khách không tới được bỏ qua. Trả dư thì phần dư nằm ở buổi cuối.
Khung chuỗi luôn có ba ô Tổng cả chuỗi, Đã thu và Chưa thu để bạn nhìn một lượt.
Buổi đã huỷ mà khách đã trả tiền? Khi Thêm buổi bù, hệ hỏi có chuyển khoản đã thu của buổi huỷ sang buổi mới không — tick là tiền đi theo buổi bù, bỏ tick nếu bạn hoàn tiền cho khách.
Ghi nhầm thì sao
Trong hộp Ghi thu, mục Đã ghi trước đó liệt kê từng khoản kèm giờ ghi và cách trả. Bấm biểu tượng thùng rác ở khoản ghi nhầm rồi bấm Xoá thật, sau đó ghi lại khoản đúng. Khoản đã ghi không sửa được — xoá rồi ghi lại.
Ghi thu cả chuỗi tạo ra một khoản cho mỗi buổi, nên khi xoá cũng xoá từng khoản.
Ai thấy tiền đã thu
Chỉ bạn. Khách không thấy tình trạng thu tiền trên trang đơn của mình, trong thư hay ở link cho nhân viên.
Ô Giá trị đơn phía trên danh sách là tổng tiền các đơn trong khoảng ngày đang xem (không tính đơn huỷ, từ chối, không tới hay hết hạn) — không phải tiền đã thu. Tiền đã thu xem ở dòng tiền của từng đơn và trong hộp Ghi thu.
Câu hỏi nhanh
Hết 12 tuần thì sao? Mở chuỗi, bấm Gia hạn thêm tuần — form điền sẵn mọi thứ, bạn chỉ soát lại các thứ trong tuần rồi tạo chuỗi mới.
Khách báo nghỉ một buổi? Huỷ đúng buổi đó. Muốn bù thì dùng Thêm buổi ở ngày khác.
Tạo chuỗi mà chỉ còn một buổi thì sao? Hệ tạo thành một đơn thường, không phải lịch cố định.
Khách thấy tiền đã trả ở đâu? Khách chỉ thấy tổng tiền các buổi, không thấy đã trả bao nhiêu — muốn báo thì bạn nhắn trực tiếp.
Bài liên quan: Khai nhân viên, bàn, sân và loại phòng · Xử lý đơn đặt của khách từ A đến Z · Màn Lễ tân và link xem đơn cho nhân viên