Bài này dành cho trang có người trực quầy hay nhân viên phục vụ khách: màn Lễ tân để cả quầy nhìn lịch trong ngày, còn link cho nhân viên để từng người xem đơn của mình mà không cần tài khoản.
Màn Lễ tân là gì
Một lưới lịch toàn màn hình cho máy tính hoặc máy tính bảng đặt ở quầy. Màn tự làm mới, đồng hồ to dễ nhìn từ xa, giữ màn hình không tắt, và kêu chuông khi có đơn mới chờ duyệt.
Mở màn Lễ tân
Có ba cách:
- Bấm mục Lễ tân ở thanh bên, ngay dưới Đơn đặt.
- Trong mục Đơn đặt, chuyển sang Lịch (khách sạn: Lịch phòng) rồi bấm Màn hình lễ tân — màn mở ở tab mới.
- Trên máy ở quầy, mở thẳng địa chỉ huvi.ai/le-tan và lưu lại làm trang đánh dấu.
Máy ở quầy phải đăng nhập bằng tài khoản của bạn. Huvi chưa có tài khoản riêng cho nhân viên, nên người đứng quầy dùng được mọi chức năng như bạn — từ màn Lễ tân bấm Tổng quan là vào cả trang quản lý.
Trên màn có gì
Thanh trên cùng: tên trang, đồng hồ, ngày, và các nút:
- Có tiếng / Tắt tiếng — bật tắt chuông báo đơn mới. Nghe thử để nghe tiếng chuông.
- Cỡ chữ — bấm để phóng lưới lên A+ hoặc A++ cho màn đặt xa. Máy nào nhớ cỡ của máy đó.
- Toàn màn hình và Thoát toàn màn hình.
- Đơn chờ kèm số đơn đang chờ duyệt — bấm là sang danh sách đơn.
- Tổng quan — về trang quản lý.
Dải Sắp tới: tối đa 3 lượt khách sắp tới trong hôm nay, lượt đầu tiên kèm "còn bao lâu nữa" (ví dụ "— 45 phút nữa").
Lưới lịch: mỗi cột là một nhân viên, bàn, sân hoặc phòng; vạch đỏ chạy theo giờ hiện tại; mũi tên để sang ngày trước, ngày sau, và Về hôm nay. Chú thích màu nằm cuối lưới. Trang khách sạn thấy lưới phòng × đêm (14 đêm, trên điện thoại 7 đêm) kèm hàng Trống đếm số phòng còn lại mỗi đêm.
Màn tự làm mới khoảng mỗi 30 giây (lưới khách sạn mỗi phút) và giữ màn hình sáng. Qua nửa đêm, lưới tự nhảy sang ngày mới.
Trang chỉ nhận Liên hệ tư vấn thì không có lưới lịch để trực — màn Lễ tân vẫn đếm đơn chờ và vẫn kêu chuông.
Làm gì ngay tại quầy
- Tạo đơn tay — khách gọi điện hay khách vãng lai: bấm vào ô trống đúng cột, đúng giờ, form Tạo đơn tay (khách sạn: Tạo đơn phòng) mở ra. Điền khách rồi bấm Tạo đơn. Đơn tay vào thẳng trạng thái đã xác nhận.
- Xử lý một đơn — bấm vào khối đơn trên lưới để mở Chi tiết đơn: Xác nhận, kết đơn (Đã xong, Khách đã về, Đã trả sân hay Đã trả phòng, tuỳ loại hình), Huỷ hoặc Khách không tới khi đã qua giờ, Sửa, Ghi thu (trừ lưới khách sạn), và hai nút chép link.
- Chặn giờ (trừ lưới khách sạn) — khoá một khoảng không cho khách đặt (sửa lưới, giải đấu…): chọn chặn Tất cả hay một cột, giờ Từ – Đến, lý do chỉ mình bạn thấy, rồi bấm Chặn. Khoảng đang có đơn thì chưa chặn được — huỷ hoặc dời đơn trước. Muốn bỏ chặn, bấm vào khối chặn trên lưới.
Màn Lễ tân không có nút đóng cả ngày — nghỉ ngày nào thì khai ở tab Cài đặt, mục lịch nhận đặt. Ngày đã nghỉ mà muốn mở lại thì bấm Mở lại ngay trên lưới. Bỏ chặn giờ và mở lại ngày đều có hiệu lực ngay, không hỏi lại.
Chuông báo đơn mới
Có đơn mới chờ duyệt là màn kêu chuông và tiêu đề tab trình duyệt nhấp nháy "🔔 (N) ĐƠN MỚI" cho tới khi có người chạm vào màn.
Trang đang bật Tự động xác nhận đơn (mặc định là bật) thì đơn khách đặt trên trang vào thẳng trạng thái đã xác nhận — không kêu chuông, đơn chỉ hiện lên lưới. Muốn mỗi đơn mới đều kêu thì tắt công tắc đó ở tab Cài đặt, thẻ Cách nhận đơn (khi ấy bạn tự duyệt từng đơn). Yêu cầu Liên hệ tư vấn thì luôn kêu.
Trình duyệt chỉ cho phát tiếng sau khi có người chạm vào trang một lần. Mở màn Lễ tân xong, bấm Nghe thử — vừa thử tiếng, vừa mở khoá chuông cho cả ca.
Link cho nhân viên
Khi nhân viên cần xem đơn để chuẩn bị hoặc gọi khách, bạn không phải đưa tài khoản — gửi họ link chỉ xem của đúng đơn đó.
Lấy link:
- Trên điện thoại hoặc máy tính bảng: bấm Link cho nhân viên ngay trên thẻ đơn. Trên máy tính: bấm vào dòng đơn để mở Chi tiết đơn, nút nằm trong thẻ.
- Link được chép sẵn (nút hiện "✓ Đã chép") — dán gửi qua Zalo hay tin nhắn.
Nhân viên mở link thấy: tên khách, số điện thoại (chạm là gọi), cách khách muốn được liên hệ (Zalo, Messenger…), giờ, dịch vụ hoặc phòng, bàn, sân, số khách, tổng tiền và ghi chú của khách. Đơn nhiều khách, nhiều phòng hay lịch cố định thì thấy đủ mọi dòng của lần đặt đó.
- Chỉ để xem — không có nút duyệt, huỷ hay đổi lịch. Những việc đó vẫn do bạn làm.
- Mỗi link là một đơn, không phải lịch cả ngày.
- Hết hạn: đơn còn mở thì link còn dùng được; đơn đóng rồi thì link còn xem được 7 ngày.
Đừng gửi nhân viên nút "Gửi link cho khách" nằm ngay bên cạnh. Link đó là chìa khoá của khách: ai cầm cũng huỷ, đổi lịch được như chính khách. Link cho nhân viên thì không làm được gì ngoài xem.
Thu hồi link khi nhân viên nghỉ
Link cho nhân viên không gắn với người nào — ai cầm link cũng xem được thông tin khách cho tới khi hết hạn. Nhân viên nghỉ việc thì:
- Vào Đơn đặt → tab Cài đặt, kéo xuống cuối tới mục Link cho nhân viên.
- Bấm Thu hồi mọi link đã phát, rồi bấm Thu hồi để xác nhận.
Mọi link nhân viên đã phát của trang hết hiệu lực ngay. Cần thì phát link mới từ thẻ đơn — link mới vẫn dùng bình thường. Hiện chưa thu hồi được riêng từng link.
Câu hỏi nhanh
Màn Lễ tân dùng trên điện thoại được không? Được, màn tự co theo khổ máy. Nhưng hợp nhất là máy tính bảng hoặc laptop đặt cố định ở quầy.
Nhân viên có tài khoản riêng không? Chưa. Người trực quầy dùng màn Lễ tân bằng tài khoản của bạn; các nhân viên khác xem từng đơn qua link chỉ xem.
Màn Lễ tân có thay cho mục Đơn đặt không? Không cần chọn một — cả hai dùng chung dữ liệu. Màn Lễ tân để trực trong ngày; mục Đơn đặt để tra cứu, lọc và chỉnh cài đặt.
Bài liên quan: Xử lý đơn đặt của khách từ A đến Z · Khai nhân viên, bàn, sân và loại phòng · Lịch cố định hằng tuần và ghi thu